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segunda-feira, 1 de maio de 2017

E-mail Formal - Como Escrever?

Após WhatsApp, messenger, twitter e outras mídias os e-mails tem caído no esquecimento por muitos. Costumo dizer que o único meio formal de comunicação que nos resta é o e-mail.

Se você é um daqueles que passa horas pra escrever um e-mail formal de dois parágrafos você está no post certo.

Seguiremos três passos simples para enviar um e-mail atrativo, seja para seu chefe, uma entrevista de emprego ou mesmo para fazer aquele networking com alguém renomado.

PASSO 1 - ANTES DE TUDO

Use um endereço de e-mail neutro, o ideal é que seja uma variação do seu nome. Por exemplo: nome.sobrenome@endereço.com.br. Caso o endereço não esteja disponível tente usar underline (_), números (desde que seja curto) ou outras iniciais do seu nome.

Pense um pouco sobre a mensagem que quer passar e tenha um objetivo claro em sua mente.

PASSO 2 - ESCREVENDO O E-MAIL

Título

Seja bem objetivo e claro de tal forma que mesmo sem lhe conhecer o destinatário entenderá do que se trata. Títulos devem ser curtos e claros.



Saudação

Caso conheça o nome do destinatário, use-o.
Ex: Caro Felipe,
       Sr. Felipe,
       Vossa Sra,

Caso não conheça o nome do destinatário.
Ex: Prezado,

Não esqueça da virgula após a saudação e pesquise qual o pronome de tratamento adequado para seu destinatário.

Apresentação e Objetivo

Caso não seja conhecido do destinatário faça uma breve apresentação seguida do seu objetivo.

Ex:
Sr. George,
Meu nome é Pedro Vasconcelos, sou engenheiro responsável pela automação da fábrica X e estou entrando em contato para candidatar-me à vaga de supervisor no setor de bebidas, conforme descrito no site da empresa.

Dispense a apresentação caso conheça o destinatário e vá direto ao objetivo. Seja curto e claro ao descrever o objetivo, pois é nesse momento que você irá ganhar a atenção do leitor para continuar lendo sua mensagem.

A Mensagem

Seja direto, esclareça quaisquer detalhes realmente necessários e evite frases muito longas. O ideal é que um e-mail não ultrapasse 5 parágrafos e que cada parágrafo não ultrapasse 5 frases. Separe cada parágrafo por uma linha em branco. Caso tenha algum documento anexado ao e-mail deixe isso claro na mensagem. Geralmente usa-se o último parágrafo para indicar os anexos e concluir a mensagem.

Ex:
Trabalho à dez anos no setor de automação industrial e com a experiência adquirida estou muito confiante que disponho das habilidades necessárias para o cargo de supervisor. 
Sinta-se à vontade para contactar meu chefe de setor e pedir-lhe referências sobre meu trabalho. Os contatos necessários bem como minhas experiências, formações acadêmicas e treinamentos estão descritas no currículo em anexo.

Feche com chave de ouro

Você pode dedicar um parágrafo ou uma frase para o fechamento do e-mail.

Ex:
Desde já agradeço pela atenção e aguardo seu retorno.
Esse tipo de fechamento reforça seu interesse e aumenta as chances do destinatário lhe dar um retorno.

Na despedida use palavras como:
Atenciosamente, Sinceramente, Obrigado, Grato, Cordialmente etc.
Assinatura

Deixe sua assinatura contendo:
Nome e Sobrenome
Contato de Telefone
Contado de e-mail
Endereço quando estiver representando uma empresa
PASSO 3 - PÓS E-MAIL


  • Revise o conteúdo e pergunte-se se você conseguiu passar a mensagem que gostaria.
  • Faça uma revisão gramatical e ortográfica.
  • Peça para outra pessoa revisar, sempre há algo mais que nossos olhos não conseguem ver.
  • Caso não tenha resposta em até uma semana (ou o dia mais adequado), envie outro e-mail para relembrar o destinatário sobre o assunto em questão.


Espero que esse conteúdo tenha contribuído para você. Se gostou deixe aqui seu comentário ou entre em contato comigo pelo e-mail pedrorcv@gmail.com.

Abraços.


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